ROI
Divulgação de eventos | 15 minutos de leitura

Aprenda a calcular o ROI de um evento de uma vez por todas!

Pronto para aprender a calcular o Retorno sobre o Investimento do seu evento? O famoso ROI? Nós mostramos pra você!


Evento realizado, chegou o momento de mensurar os resultados. Eis então que uma dúvida comum surge: como posso calcular o retorno de um evento? A resposta está no indicador ROI (Retorno sobre o Investimento).

Você já ouviu falar dele?

Basicamente, ele permite que a empresa saiba quanto dinheiro está ganhando ou perdendo com cada investimento.

Originário da área de finanças, esse indicador pode ser aplicado em campanhas de marketing, estratégias de retenção de clientes, treinamentos de vendas e, é claro, eventos corporativos.

Mas você sabe como calcular o ROI de um evento? Sabe como ele pode te ajudar a mensurar seus projetos? Calma! Continue a leitura que vamos te mostrar tudo que é importante para entender a taxa de retorno.

O que é o ROI de um evento?

O ROI de um evento é todo o valor investido em organização e divulgação sobre os ganhos provenientes da venda de ingressos e produtos.

Porém, para calculá-lo, é preciso levar em consideração diversos aspectos, como a definição dos objetivos durante o planejamento.

Por exemplo, caso o objetivo seja vender o maior número possível de ingressos, então, ele será calculado baseado nos resultados de bilheteria e no consumo.

Por que calcular o ROI de um evento?

Eventos que contem com parceiros e patrocinadores ou que esperem algum retorno dos participantes devem manter um registro de métricas dos resultados para avaliação.

Dessa forma, na elaboração de uma próxima edição, será mais fácil consolidar novas parcerias e patrocínios ou, então, convencer os gestores da empresa de que investir no evento será uma boa estratégia para os negócios.

No entanto, apesar de sua importância parecer bastante óbvia, muitas empresas ainda não adotaram esse indicador para descobrir se vale a pena ou não continuar investindo naquela feira de tecnologia, naquele evento corporativo ou até mesmo em ações marketing específicas.

Como calcular o ROI do seu evento?

O cálculo é bastante simples: é só subtrair o investimento inicial do ganho obtido e o resultado, e dividir pelo valor do investimento inicial.

Quer um exemplo? Então vamos lá!

  • Imagine que você investiu R$ 50 mil e teve um retorno de R$ 250 mil;
  • Ao aplicar a fórmula do ROI, temos que R$ 250.000 – R$ 50.000 / 50.000 será igual a 4;
  • Portanto, o retorno foi de 4 vezes o investimento inicial.

Caso o resultado tivesse sido 0, isso significaria que o evento se pagou, mas não obteve retorno financeiro. Resultados negativos, por sua vez, indicam que a empreitada não cobriu os recursos empenhados nela e, por isso, deu prejuízo.

Há outras métricas que compõem o ROI de um evento?

Sim, existem diversas métricas que podem ser utilizadas, mas, para saber quais são as melhores, antes é preciso analisar qual é o objetivo do evento.

Nesse nosso outro texto você vai aprender mais sobre qual métrica escolher para seu evento: ROO ou ROI?

O ideal é que haja apenas uma meta principal e, no máximo, duas secundárias, para permitir que os esforços sejam mais focados e evitar que se atire para todos os lados.

Veja alguns exemplos de outras métricas importantes para mensurar os resultados do evento:

Tempo

Quanto tempo foi necessário investir na produção, desde sua concepção até o pós-evento? Você já parou para pensar como essa informação pode ser importante?

Depois de examinar os dados coletados e examinar o tempo gasto na realização do projeto, você pode analisar se, com aquelas horas gastas, poderiam ter sido feitas outras atividades que gerariam mais lucro, ou até mesmo se organizar dois ou mais eventos menores seria mais vantajoso.

Despesas extras

Todos nós sabemos que, por melhor que seja o planejamento, toda e qualquer atividade está sujeita a imprevisibilidades — e ninguém está livre de lidar com elas.

No mundo dos eventos não é diferente e essas situações, em geral, significam despesas extras, que, consequentemente, interferem nos resultados. Isso justifica ter um tópico próprio para registrar e analisar as ocorrências e, assim, saber mais sobre esses custos extras que surgiram.

Impacto causado no público

Outra métrica importante a ser considerada é o impacto causado no público.

Essa é uma ótima oportunidade de gerar valor, agregar conhecimento e transformar os participantes do evento em negócios. Portanto, medir sua taxa de conversão para saber se o seu evento foi efetivo é extremamente importante.

E quando o valor do evento é intangível?

Como avaliar eventos em que não há venda de produtos ou serviços, mas somente demonstração e exposição ou, ainda, apenas networking? Confira!

Participação no evento

Uma maneira de mensurar o ROI de um evento pode ser por meio das pessoas que participaram ou, então, que visitaram o estande da empresa.

Apesar de isso poder ser feito manualmente, por meio de cartões de visita, por exemplo, é preferível optar por outras formas mais tecnológicas, como os leitores de QR code disponíveis nos crachás.

Inclusive, essas tecnologias permitem integração com softwares de gerenciamento de relacionamento com clientes, tornando o trabalho mais automatizado.

Questionários e entrevistas

Aplique questionários e faça entrevistas com os participantes.

Pergunte quanto de conhecimento foi agregado, quais foram as percepções deles sobre o que foi tratado, que sentimentos foram despertados, se o evento culminou em algum tipo de compromisso ou intenção com a empresa, entre outros questionamentos.

Nesse texto explicamos melhor sobre coleta de dados em eventos.

Redes sociais

Monitorar as redes sociais antes, durante e depois do evento é uma alternativa para captar as respostas das perguntas que citamos no tópico acima.

As hashtags, por exemplo, permitem que você acompanhe de forma rápida e simples as opiniões e engajamento do público.

Quando um participante tuíta a fala de algum palestrante, por exemplo, isso pode demonstrar satisfação. Já comentários falando sobre sono são um sinal de que a palestra pode não estar tão interessante assim.

Aplicativo para eventos

Os aplicativos para eventos estão se tornando cada vez mais populares. E não é para menos. Além de todas as facilidades e da quantidade de informações oferecidas aos participantes, eles ainda produzem relatórios em tempo real para os organizadores e expositores.

Assim, com todos os dados disponíveis, você poderá agregá-los à plataforma de CRM da empresa para separar simples interações de possíveis leads qualificados para venda — aumentando, assim, a taxa de conversão.

Outro ponto importante em que os aplicativos ajudam é na avaliação do engajamento dos participantes. Aliado ao monitoramento das redes sociais, como já mencionamos, é possível ter uma visão mais completa sobre eles em tempo real.Imagem de LM - aplicativo-100

Com esses aplicativos é possível ainda verificar dados muito mais específicos, como o desempenho e efetividade dos banners de patrocinadores, qual é a utilização do sistema de mensagens para networking, entre outras funções.

Quero saber mais sobre aplicativos para eventos

Como converter informações sobre os participantes em ROI?

É impossível falar sobre ROI e não abordar a importância da boa utilização das informações dos participantes do seu evento.

Converter as informações do seu público em retorno financeiro não é tão difícil quanto parece e essa conversão pode ser feita de diversas maneiras.

Umas delas é na contratação de atrações de grande renome, por exemplo, forma bastante eficaz de gerar buzz. Como? Bem, você pode trazer palestrantes internacionais para a programação do evento!

Porém, por ser uma aposta de risco, o acesso a dados mais específicos e também aos interesses dos participantes de seu evento é fundamental.

Aproveite o site de inscrição para criar uma lista propositiva de interesses e pedir que o participante escolha alguns. Dessa forma, você conseguirá as informações de que precisa e garantirá a escolha da melhor atração, a que atrairá mais a atenção do público e forneça uma melhor experiência em seu evento.

Existe alguma tecnologia para melhorar minha coleta de dados?

Hoje em dia, temos soluções tecnológicas para tudo e no mercado de eventos não podia ser diferente. Existem diversas inovações que ajudam a coletar mais facilmente os dados dos participantes e é muito válido o investimento nessas ferramentas. Algumas delas são:

Coletores de dados

Antes utilizados nas áreas de manufatura e varejo, eles têm se mostrado aliados valorosos na geração de dados durante eventos corporativos, feiras e congressos.

Há algum tempo a principal função dos coletores de dados era apoiar a logística, porém, hoje em dia, as possibilidades são enormes.

Existem tecnologias inovadoras que fazem a integração — como as plataformas de gestão de eventos — e a análise das informações vindas do coletor de dados.

Assim, permitem que expositores de eventos tenham acesso a elas em tempo real para tomada de decisões e ações de maneira imediata, fazendo os ajustes necessários para maximizar a efetividade e, com isso, aumentar o ROI de um evento.

Para conhecer melhor sobre os coletores de dados, conheça o Collect: tudo sobre o coletor de dados.

Começar a coletar dados em eventos

Plataforma de divulgação de eventos

Essas plataformas dão mais rapidez à gestão das informações obtidas e facilitam a medição do ROI de um evento.

Com elas, é possível reunir diversos dados antes, durante e depois do evento, gerando planilhas e transformando suas informações em relatórios que podem ser gerados em tempo real.

Você pode criar um site para o seu evento e melhorar sua estratégia de divulgação na web, otimizando o desempenho de SEO e a taxa de conversão de visitantes para inscritos.

Aproveite para conhecer nosso case de sucesso: como o Leader Conference usou o site do evento de forma eficaz.

Com isso, é possível fazer ajustes no evento para oferecer experiências personalizadas aos participantes, gerando mais satisfação e, consequentemente, aumentando o número de leads obtidos e sua taxa de conversão.

Saber mais sobre divulgação para eventos

É possível maximizar o ROI de um evento?

Claro! Lembre-se de que os eventos são uma excelente oportunidade para ficar frente a frente com a sua persona, ouvir suas necessidades e estudar seu comportamento. 

Quando planejado corretamente, esse tipo de estratégia tem o poder de gerar, de uma só vez, mais clientes potenciais, por exemplo, do que em vários meses de trabalho de uma equipe comercial, dependendo do setor e do produto ou serviço que a empresa oferecerá.

Isso sem mencionar a mídia espontânea em jornais e canais de TV e rádio, o buzz nas redes sociais, entre outros.

Mas não se esqueça: para conseguir um bom retorno sobre o investimento em eventos, não basta apenas uma boa execução, é preciso um bom planejamento.

Portanto, defina metas e bole um plano para atingi-las, não deixando de focar um ponto estratégico.

Convertendo informações sobre os participantes do seu evento em ROI

Para muitos organizadores, mais do que importante, é fundamental obter informações diversas e feedback dos participantes dos seus eventos.

Mas entender que essas informações são importantes, no entanto, não é o suficiente. É preciso que o organizador também saiba quais informações são realmente úteis, quais os melhores meios para captá-las e, sobretudo, como utilizá-las de maneira estratégica.

Você pode orientar o uso dessas informações para objetivos diversos:

  • Propor aperfeiçoamentos em infraestrutura e logística;
  • Melhorar o bem estar do seu participante;
  • E tantos outros.

Em último caso, se bem utilizadas, as informações dos seus participantes tendem a levar a um resultado comum: melhorar os resultados do ROI do seu evento.

Às vezes, pode ser difícil enxergar de maneira objetiva como converter as informações de sua audiência em retorno financeiro.

Por isso, separamos 3 exemplos de situações onde você poderá utilizá-las para propor ações que terão como resultado derradeiro o aumento do seu ROI.

1. Aumentando a efetividade dos seus gastos em comunicação

John Wanamaker, magnata americano do setor de lojas de departamentos, é reconhecido por, certa vez, ter afirmado o seguinte “A metade dos meus investimentos em publicidade são desperdiçados; eu apenas não sei qual das metades.

Essa mesma lógica pode ser aplicada aos investimentos na divulgação de um evento. Com a importância crescente das mídias sociais como meio para a promoção e divulgação, se tornou mais fácil descrever com precisão a efetividade de, pelo menos, parte de seus investimentos em comunicação.

Redes sociais como Facebook, Twitter e LinkedIn, por exemplo, oferecem ferramentas de captação e análise de dados. Dessa forma, é possível medir como se comportam cada uma das ações de sua estratégia de comunicação nesse tipo de mídia.

Mais do que isso, essas redes sociais permitem que você amplie sua audiência a partir de postagens patrocinadas que podem ser direcionadas a perfis específicos de público. Obviamente, é fundamental que você já tenha em mente qual deverá ser seu alvo.

Mas para isso, observe a audiência que você já construiu de maneira orgânica, analise seus perfis e cruze essas informações com as listas de segmentação para postagens patrocinadas da rede social de sua escolha. Dessa forma, é provável que seu investimento se torne mais efetivo.

2. Decidindo quais serão as atrações

Uma forma bastante comum de gerar buzz em torno de um evento é a partir da contratação de atrações de grande renome.

Essa, no entanto, pode ser uma aposta de risco. Contratar um palestrante conhecido, por exemplo, costuma demandar muito dinheiro e, mesmo assim, talvez não se alinhe aos interesses e desejos dos participantes do seu evento. Pra que você possa tomar uma decisão coerente e embasada, é necessário que você tenha acesso a dados mais específicos sobre seus participantes e seus respectivos interesses.

Como saber qual palestrante o seu público realmente quer?

As informações básicas que você reunir a partir dos formulários de inscrição, como idade, profissão e afins, podem lhe garantir um norte, mas definitivamente não são o suficiente para que você seja capaz de tomar alguma decisão com segurança.

Portanto, considere repensar as informações solicitadas no ato da inscrição. É importante que você não bombardeie o inscrito com diversas perguntas, por isso adote abordagens mais sutis e que demandem pouco esforço dele.

Ao invés de perguntar quais são seus interesses, que tal criar uma lista propositiva de interesses e pedir que ele escolha um determinado número de itens dessa lista?

3. Atraindo mais patrocinadores para o seu evento

É comum pensar que o principal motivo para se coletar e analisar os dados gerados pelos participantes do seu evento seja propor melhorias para eles mesmos.

De fato, esse é um dos motivos, porém para muitos organizadores talvez não seja o principal.

Informações sobre os participantes podem ser de grande utilidade na captação de patrocínio, e essa é, justamente, uma excelente razão para obtê-las.

Considere poder vender seu evento a um dos seus possíveis patrocinadores da seguinte maneira: “trinta e cinco por cento dos participantes do evento estão em postos de liderança em empresas do segmento de publicidade e propaganda, estando interessados na aquisição de softwares que possam automatizar os processos de suas empresas. Patrocinando meu evento, você terá a oportunidade de entrar em contato com cada um deles.”

Identificar as necessidades específicas de cada um de seus patrocinadores e utilizar os dados obtidos para supri-las pode tornar sua proposta irresistível.

Por isso, não só é necessário que você capte dados úteis, como também é fundamental que você seja capaz de extrair diferentes insights a partir de diferentes perspectivas e perfis de clientes. Só assim você poderá atingir seu alvo com precisão.

Para muitos dos seus patrocinadores, tão ou mais importante do que saber quem são os participantes do seu evento, é saber o que eles querem. Se o desejo do seu patrocinador se alinhar ao desejo do seu participante, você terá em mãos o melhor argumento de vendas possível.

E quais as melhores formas para obter essas informações?

Antes, o melhor meio para reunir informações sobre os participante do seu evento era por meio dos dados obtidos nas inscrições.

Atualmente, organizadores não apenas têm a oportunidade de reunir tais informações com maior antecedência como também com maior aprofundamento.

Comece investindo na construção de uma audiência em mídias sociais. A análise dos perfis dos seus participantes no Facebook e Twitter já poderá lhe garantir insights interessantes. Caso seu público seja adepto do LinkedIn e faça sentido que a divulgação do seu evento aconteça também através dele, as possibilidades de captação de dados relevantes aumentam consideravelmente.

Mais do que verificar a posição profissional de seus participantes, você poderá analisar quais são suas habilidades e suas experiências. Informações como essas podem ser de muito valor para um patrocinador.

As possibilidades para converter informações sobre os participantes do seu evento em ROI são inúmeras, porém nem sempre os organizadores estão cientes disso.

Os exemplos que apresentamos aqui são apenas a ponta do iceberg de um mundo de possibilidades. Cabe agora a você analisar os potenciais do seu evento, suas estratégias e ações e descobrir novos meios para aproveitar esses dados.

E você, o que tem feito para converter essas informações em ROI?

EXTRA: Calculadora de ROI para publicidade em aplicativos de eventos (planilha)

Bem, agora que o texto está chegando ao fim, vamos recapitular o que aprendemos?

  • O que é o ROI de um evento;
  • Por que calcular o ROI de um evento;
  • Como calcular o ROI do seu evento;
  • Há outras métricas que compõem o ROI de um evento;
  • E quando o valor do evento é intangível;
  • Como converter informações sobre os participantes em ROI;
  • Existe alguma tecnologia para melhorar minha coleta de dados.

Ótimo! Mas resolvi trazer umas informações extras para você!

Aplicativos para eventos: um novo espaço de publicidade

Que o mercado publicitário muda progressivamente à medida que novas mídias e canais de comunicação surgem você já sabe, não é mesmo?

A última grande reconfiguração do segmente se deve, em particular, à popularização dos dispositivos móveis. Onipresentes, as telas dos smartphones já recebem mais atenção do que a televisão!

Isso, naturalmente, tem provocado mudanças na dinâmica dos gastos publicitários, a medida que mais e mais empresas enxergam o potencial da veiculação de anúncios nesse meio.

Por vezes, o mercado de eventos apresenta certa letargia na adoção de novidades, mantendo-se fiel à espaços de publicidades mais convencionais. Mas a dimensão do mercado mobile o torna virtualmente impossível de ser ignorado.

Estandes, mídias sociais e email marketing já não são o bastante. O patrocinador deseja estar presente no bolso dos participantes.

Neste cenário, os aplicativos para eventos começam a se tornar quase obrigação no mercado de eventos. Panfletos e guias já parecem um canal de comunicação ultrapassado aos olhos dos participantes de eventos contemporâneos.

Os patrocinadores já estão cientes que veicular sua marca em papelaria é, quase literalmente, jogar dinheiro no lixo. Por isso, cabe aos organizadores disporem de novos espaços de publicidade. Nada mais natural que, portanto, os aplicativos ofereçam o ambiente ideal para uma forma de publicidade pouco intrusiva e, ao mesmo tempo, altamente efetiva.

Calma! Você não precisa ter medo!

Fizemos um ebook para você conhecer esse novo posicionamento da publicidade em aplicativos e como é feita a veiculação de publicidade em eventos. Além disso, abordamos as diferentes modalidades de publicidade, suas particularidades e vantagens individuais.

Para acompanhar, você também terá acesso à calculadora de ROI (retorno sobre o investimento), para que você possa estimar o potencial de retorno caso seu evento opte pela adoção de um aplicativo.

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Agora que você já aprendeu como calcular o ROI de um evento de uma vez por todas, siga nossas redes sociais (LinkedInFacebookInstagram e Twitter) e acompanhe diversos posts interessantes sobre o universo dos eventos.


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